Отримати трудову книжку стало простіше: інструкція для українців за кордоном

Електронні трудові книжки запровадили в Україні з 10 червня 2021 року. Тоді набув чинності закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX. Він передбачав поступовий перехід до електронних трудових протягом п'яти років. Після цього – із 2026 року – паперовий формат трудової книжки втрачає юридичну силу. 

Роботодавець може передати паперову трудову книжку на зберігання працівникові або за бажанням працівника – вести її далі паралельно з електронною. 

Якщо людина зараз не працює, вона також повинна зісканувати свою трудову книжку й надіслати копію через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або особисто подати паперову трудову на зацифрування в сервісному центрі Пенсійного фонду.

Багато працівників, які виїхали за кордон, стурбовані тим, як повернути свої трудові книжки, що залишилися у роботодавця. Особливо це актуально у випадку звільнення або в ситуаціях, коли є ризик втратити документ через пошкодження чи руйнування офісу роботодавця.

Законодавство України постійно змінюється. Однією з таких змін стала можливість отримати трудову книжку, навіть якщо ви перебуваєте за кордоном.

Міжнародне пересилання трудових книжок: нові правила

До минулого року пересилання трудових книжок за межі України було заборонене. Але постанова Кабінету Міністрів  від 10 вересня 2024-го № 1045 зняла ці обмеження:

• Трудові книжки виключили з переліку вкладень, заборонених для міжнародного поштового пересилання.

• Відправлення документів за кордон можливе лише через зареєстровані поштові установи.

Ці зміни дозволяють працівникам, які опинилися за межами країни, законно отримати свої трудові документи.

Отже, як скористатися цією послугою.

У районах, де тривають активні бойові дії, роботодавець має право самостійно визначати порядок ведення кадрового діловодства. Це передбачено законодавством з умовою, що:

• забезпечується достовірний облік виконаної роботи кожного працівника;

• фіксуються всі витрати на оплату праці.

Електронна комунікація працівника та роботодавця 

Законом № 2136-IX передбачено, що для взаємодії між роботодавцем і працівником можна використовувати сучасні способи комунікації. Зокрема:

• створювати та пересилати кадрові накази й розпорядження в електронному вигляді;

• обирати зручні способи зберігання документів, погоджені між сторонами;

• використовувати будь-які доступні канали зв’язку для комунікації, зокрема, електронну пошту, месенджери чи цифрові платформи.

Будь-який спосіб такої комунікації роботодавець та працівник мають погодити між собою (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Як діяти в разі дистанційного звільнення?

Якщо працівник звільняється, але не може особисто прийти по трудову книжку, для цього є законодавчо врегульований механізм:

1. Працівник подає письмову заяву з проханням переслати трудову книжку поштою.

2. Така заява може бути: окремим документом або частиною основної заяви про звільнення (якщо звільнення ініційоване працівником).

3. Роботодавець узгоджує з працівником спосіб доставлення та організовує надсилання трудової рекомендованою поштою.

Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника, згідно із п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.

Отримати безоплатну правову або юридичну консультацію фахівців громадської приймальні Благодійної організації «Фонд милосердя та здоров’я» можна за телефонами: +38 (066) 790 90 21 (Telegram, Viber, Signal, WhatsApp) щодня з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 17:00.

Електронна адреса: [email protected]  або чат-бот на сайті.

Задля безпеки та зручності клієнтів особистий прийом у Херсоні проводиться виключно за попереднім записом за номером телефону +38 (095) 805 72 99.