Переваги хмарних АТС для малих та середніх бізнесів

Втрачені клієнти - це втрачені гроші. Ця проста істина болюче б'є по кишені власників малого та середнього бізнесу щодня. Згідно з дослідженням Zendesk, понад половину користувачів не повернуться до бізнесу після першого негативного досвіду, такого як відсутність відповіді на дзвінок. Якщо компанія використовує традиційну телефонію, керівнику складно контролювати якість роботи співробітників, особливо віддалених. Він може і не здогадуватись, скільки вже було недоотримано доходу через проблеми в обслуговуванні.

Хмарна АТС це сучасна технологія, яка допомагає ефективно контролювати увесь відділ продажів, незалежно від формату роботи спеціалістів. А також вона не вимагає значних інвестицій та пропонує бізнесу безліч інших можливостей. І саме про хмарну АТС ми поговоримо далі.

Що таке хмарна АТС і як вона працює

Хмарна АТС (автоматична телефонна станція) — це сучасна телефонна система, яка працює через інтернет і не потребує встановлення фізичного обладнання в офісі. Всі телефонні номери компанії об'єднуються в єдину корпоративну мережу, що дозволяє ефективно організувати внутрішню та зовнішню комунікацію.

Як працює хмарна АТС? Технологія VoIP (Voice over Internet Protocol), яка використовується для дзвінків, перетворює ваш голос на цифрові пакети даних. Ці пакети передаються на сервер провайдера, а потім трансформуються у звук на стороні отримувача.

Економія витрат на інфраструктуру

У малого та середнього бізнесу обмежені ресурси, оскільки вони тільки розширюють свій вплив на ринку. Тому вони шукають рішення для комунікації з клієнтами та співробітниками, яке не потребує великих витрат.

Використання традиційної АТС вимагає серйозних інвестицій:

• придбання локальної телефонної станції та апаратів для приймання і здійснення дзвінків;
• монтаж, налаштування, постійне технічне обслуговування АТС;
  
• прокладання телефонних ліній до офісу та кожного робочого місця.

Поки тягнуть лінії та налаштовують обладнання, малий бізнес втрачає клієнтів. Кожен день затримки — це недоотриманий прибуток.

З сучасною хмарною АТС все інакше. Потрібен лише стабільний інтернет та пристрій для дзвінків: комп'ютер чи смартфон. Жодних проводів та дорогого обладнання. Ringostat максимально прискорив підключення віртуальної телефонії. Налаштування займає лише один робочий день, щоб бізнес довго не простоював - цим займається постачальник IP-телефонії. Також забудьте про витрати на ремонт та модернізацію обладнання.

Масштабованість та гнучкість для розвитку бізнесу

Малий та середній бізнес постійно зростають та, відповідно, збільшують кількість співробітників. Сьогодні у них в штаті 5 менеджерів, через рік - 15, а ще через два - філія в іншому місті. З традиційною АТС таке розширення перетворюється на головний біль. Кожне робоче місце потрібно фізично під'єднати до локальної АТС. І якщо закінчились вільні порти, потрібно придбати іншу телефонну станцію.

З хмарною АТС Ringostat додавання нового співробітника не вимагає багато часу та зусиль. Достатньо створити "нового співробітника" в особистому кабінеті платформи. Це дозволяє швидко збільшувати та зменшувати кількість робочих місць залежно від потреб середнього чи малого бізнесу. Це дуже зручно для сезонного бізнесу, який може платити лиш за те, чим користується.

Переваги хмарної АТС для малих і середніх бізнесів

Хмарна АТС відкриває перед малим та середнім бізнесом нові можливості, які допомагають швидше розвиватися та виходити на нові ринки.

• Робота з будь-якої точки світу. Співробітники можуть приймати дзвінки в офісі, вдома або навіть в кафе, що особливо актуально в епоху віддаленої роботи. Компаніям не потрібно обмежуватись географічним розташуванням офісу під час пошуку нових спеціалістів.
• Економія на дзвінках. Використовуючи хмарну АТС, середній та малий бізнес може під’єднати віртуальні номери. Виклики на них в межах однієї системи безкоштовні, що дозволяє зекономити на комунікаціях співробітників. Також компанії можуть знизити вартість міжнародних дзвінків для клієнтів. Наприклад, якщо офіс знаходиться в Києві, але часто телефонують з Кракова, можна підключити польський віртуальний телефонний номер. Тоді покупці платитимуть за місцевим тарифом, що позитивно впливає на їх лояльність.
• Переадресація викликів. Віртуальні номери дозволяють налаштувати схеми перенаправлення дзвінків ― правила, які вказують, на кого зі спеціалістів та в якому порядку надходитимуть виклики. Наприклад, при паралельній переадресації дзвінок одночасно спрямовується до усіх менеджерів. Відповість той, хто вже вільний чи першим закінчить попередню розмову. Це пришвидшує з'єднання зі спеціалістом та підвищує лояльність покупців.
• Голосове меню (IVR). Якщо ви колись, подзвонивши до компанії, чули запис на кшталт: "Натисніть 1 для відділу продажів, 2 - для технічної підтримки", це і було IVR. Воно автоматично перенаправляє виклик клієнта до потрібного відділу чи співробітника. Коли покупців одразу скеровують до потрібного спеціаліста, і не змушують переказувати суть проблеми по кілька разів, це позитивно впливає на їх ставлення до бренду. А співробітники не відволікаються від своєї роботи для з1ясовування питань клієнтів та пошуку відповідальних колег.
• Запис розмов. Кожен дзвінок автоматично записується, і його можна прослухати будь-коли. Керівником - для аналізу якості обслуговування клієнтів. Новими менеджерами - для швидкого навчання. Аудіозапис також допомагає вирішувати спірні ситуації. Користувач каже, що менеджер пообіцяв знижку, але так і не зменшив вартість замовлення? Легко перевірити.
• Детальна аналітика. Усі дані про дзвінки автоматично потрапляють у звіти. Керівник бачить, скільки дзвінків оброблює кожен співробітник, яка середня тривалість розмови, скільки викликів пропущено тощо. Ringostat надає десяток готових звітів та можливість налаштувати кастомізовані. Також платформа дозволяє спостерігати в режимі реального часу, хто з менеджерів оброблює виклики саме зараз. А хто знаходиться в статусі "Офлайн" хоч повинен здійснювати дзвінки. Контролювати усіх працівників, в тому числі й віддалених, стає набагато простіше.\
• Зручна робота з дзвінками та месенджерами. Додаток Ringostat Smart Phone дозволяє оброблювати дзвінки та повідомлення в єдиному інтерфейсі. Більше не треба витрачати час на перемикання між вікнами. Працює як на комп’ютері, так і на телефоні. Також він має доступ до аналітики, тому дані про усі дзвінки потрапляють у звіти.

Інтеграція з іншими бізнес-системами

Інтеграція хмарної АТС з CRM допомагає персоналізувати та покращити обслуговування клієнтів, а також автоматизувати частину бізнес-процесів. Якщо менеджери витрачають менше часу на рутинну роботу, вони можуть приділити більше уваги проблемам користувачів. А індивідуальне обслуговування стимулює покупців повертатися до вас у майбутньому. Користувачам приємно відчувати, що бізнес піклується про їх потреби, а не просто намагається "впихнути" товар чи послугу.

Ось основні переваги інтеграції хмарної АТС Ringostat з CRM:

• спеціаліст бачить ім'я клієнта ще до відповіді на виклик;
  
• також він може одразу ознайомитися з історією замовлень та дзвінків;
• угоди та контакти створюються автоматично;
• а також завдання "Передзвонити", якщо виклик було пропущено;
• записи розмов автоматично прикріплюються до контакту чи угоди тощо.

Також Ringostat пропонує функцію "розумної" переадресації. Якщо в CRM зазначено, що за клієнта відповідає конкретний менеджер, дзвінок автоматично йде саме до нього. Покупець одразу потрапляє до "свого" менеджера, який знає всю історію співпраці.

Приклад використання хмарних АТС

Польська компанія Power Rubber - виробник гумових виробів для спортзалів, виробництв та автомобільної галузі. Через складність продукції (різна твердість матеріалу, стійкість до тиску, кількість шарів) клієнти часто телефонують для консультацій перед замовленням. Компанія використовувала звичайний мобільний номер, який міг приймати лише один дзвінок одночасно. Коли телефонували інші клієнти, вони не отримували відповіді та шукали інших постачальників. При високій конкуренції в ніші це було критично.

Power Rubber впровадила хмарну АТС Ringostat, під'єднала багатоканальні віртуальні номери та налаштувала переадресацію. В результаті кількість прийнятих дзвінків зросла з 22 до 43 на день - це збільшення на 95%.

Вибір хмарної АТС для малого та середнього бізнесу

Як обрати правильну хмарну АТС? Ось практичні поради.

1. Визначте свої потреби. Скільки дзвінків ви приймаєте щодня? Які функції критично важливі? Чи потрібна інтеграція телефонії з CRM? Складіть список must-have можливостей, які вам повинна надати хмарна АТС. Віртуальна телефонія Ringostat пропонує 109 функцій, які покривають усі базові потреби бізнесу та навіть більше.
2. Перевірте захист даних. Переконайтеся, що платформа дотримується вимог конфіденційності. Ваші розмови з клієнтами - це чутлива інформація. Ringostat захищає дані своїх клієнтів згідно з найвищими світовими стандартами, і це підтверджується отриманням сертифіката ISO/IEC 27001:2022.
3. Оцініть швидкість техпідтримки. Проблеми з телефонією ведуть до втрати клієнтів. Техпідтримка має відповідати максимально швидко ― як спеціалісти Ringostat, які беруться за виконання вашого звернення протягом двох хвилин.
4. Зверніть увагу на гнучкість рішення. Якщо ви будете звертатися до техпідтримки за кожним налаштуванням, це може уповільнити робочі процеси. Гнучкість Ringostat дозволяє самостійно налаштовувати 90% функціоналу. Для зручності клієнтів спеціалісти платформи підготували покрокові інструкції.

Також, враховуючи можливі проблеми зі світлом в Україні, обирайте АТС з резервним живленням. Хмарна АТС Ringostat гарантує стабільну роботу, попри загрозу блекауту. Сервери платформи розміщені у дата-центрах з кількома незалежними джерелами живлення та потужними генераторами. У разі катастрофічних проблем з електроенергією в Україні, платформа має сервери в інших країнах.

Підсумовуючи, хмарна АТС - це необхідність для бізнесу, що активно розвивається.Економія на інфраструктурі, масштабованість, покращення обслуговування клієнтів, можливість працювати звідки завгодно — ці переваги роблять хмарну АТС незамінним інструментом для зростання.