Як оцінити сервіс постачальника косметики протягом першого місяця співпраці

Попередньо перевірити постачальника важливо, але цього недостатньо для остаточної оцінки. До початку роботи можна вивчити асортимент, документи, ціни та умови поставки. Наприклад, на сайті Lotana можна ознайомитися з асортиментом професійної косметики та умовами оптової співпраці. Проте частина проблем стає помітною лише після реальних замовлень. Саме тоді видно, наскільки постачальник дотримується домовленостей і як працює його команда.

Перший місяць співпраці зручно використовувати як практичний тестовий період. За цей час варто фіксувати фактичні результати та порівнювати їх із початковими домовленостями. Такий підхід допомагає зрозуміти, наскільки постачальник косметики відповідає потребам бізнесу ще до переходу до довгострокової співпраці.

7 критеріїв оцінки сервісу постачальника косметики

Після першого місяця зручно оцінити постачальника за сімома практичними критеріями.

1. Швидкість обробки замовлень.

Швидкість обробки варто вимірювати від моменту оформлення до фактичного відправлення. Важливо перевірити не лише загальний строк, а й окремі етапи роботи.

Протягом місяця фіксуйте:

• час підтвердження замовлення;
• швидкість уточнення позицій;
• фактичний час відправлення;
• реакцію менеджера на зміни;
• різницю між заявленим і фактичним строком.

Один із найпростіших способів — вести короткий облік кожного замовлення. Записуйте дату оформлення, дату підтвердження та дату відправлення. Так можна побачити середній час обробки та помітити повторювані затримки. Це дає об'єктивнішу картину, ніж оцінка за одним замовленням.

2. Своєчасність та стабільність поставок.

Після кількох замовлень уже видно, наскільки постачальник дотримується обіцяних строків. Тут важлива не рекордна швидкість, а відсутність непередбачуваних переносів.

Зверніть увагу на прості речі:

• чи відправляють замовлення у погоджений день;
• чи попереджають про затримку;
• як часто змінюються строки;
• чи є в наявності популярні позиції;
• чи можна заздалегідь спланувати наступне замовлення.

Наприклад, якщо товар регулярно відправляють через два дні після замовлення, це зрозумілий робочий графік. Якщо строк щоразу змінюється без попередження, планувати закупівлі значно складніше. Також варто записувати випадки, коли потрібного товару немає. Навіть швидка доставка не вирішує проблему, якщо ключові позиції доводиться постійно чекати.

3. Точність комплектації замовлення.

Помилки в комплектації легко помітити вже після отримання товару. Тому кожне замовлення варто перевіряти за накладною та фактичним вмістом.

Перевірте:

• кількість товарів;
• артикули;
• відтінки та варіанти продукції;
• стан упаковки;
• наявність усіх позицій;
• відповідність супровідних документів.

Якщо замість потрібного відтінку прийшов інший або бракує однієї позиції, зафіксуйте це окремо. Не варто покладатися лише на пам'ять, особливо, якщо замовлень за місяць було кілька. Наприкінці місяця буде видно, чи помилки були поодинокими, чи повторювалися.

Для бізнесу, який закуповує професійну косметику оптом, точність комплектації має практичне значення. Неправильний товар або відсутня позиція можуть вплинути на роботу салону чи продажі магазину. Тому якість комплектації замовлень варто оцінювати за всіма поставками першого місяця.

4. Комунікація та робота менеджера.

Першого місяця швидко стає зрозуміло, наскільки зручно працювати з менеджером. Оцінюйте не кількість повідомлень, а те, чи допомагають відповіді вирішувати робочі питання.

Зверніть увагу, чи менеджер:

• відповідає у прийнятний для бізнесу строк;
• надає конкретну інформацію;
• попереджає про зміни в замовленні;
• допомагає з нестандартними ситуаціями;
• може проконсультувати щодо продукції.

Наприклад, відповідь «товару зараз немає» мало допомагає сама по собі. Значно корисніше, коли менеджер одразу повідомляє можливий строк надходження або пропонує доступну альтернативу. Так само важлива доступність. Якщо для простого уточнення потрібно кілька разів нагадувати про себе, це варто врахувати під час загальної оцінки сервісу постачальника.

Хороша комунікація не означає постійний контакт. Вона означає зрозумілі відповіді, своєчасні повідомлення та реальну допомогу, коли виникає робоче питання.

5. Робота з рекламаціями та помилками.

Помилки можуть траплятися навіть у стабільного постачальника. Важливо не лише зафіксувати проблему, а й подивитися, як команда її вирішує.

Перевірте:

• як приймають рекламацію;
• коли дають відповідь;
• хто займається питанням;
• яке рішення пропонують;
• скільки часу займає вирішення.

Також фіксуйте повторні випадки. Якщо однакова помилка виникає знову, це вже привід уважніше оцінити процес роботи. Окремо зверніть увагу на реакцію менеджера. Важливо, щоб проблему не просто прийняли до розгляду, а пояснили подальші дії та строки вирішення.

6. Наявність асортименту та прогнозованість поставок.

Для салону або магазину важливо розуміти, чи можна регулярно отримувати потрібні товари. Навіть хороший сервіс ускладнює роботу, якщо популярні позиції часто відсутні.

Протягом місяця перевіряйте:

• чи є в наявності основні товари;
• як часто виникають відсутності;
• наскільки актуальна інформація про залишки;
• чи можна заздалегідь планувати повторні замовлення;
• чи повідомляють про нові надходження.

Особливо звертайте увагу на товари, які продаються або використовуються найчастіше. Якщо їх постійно доводиться чекати, бізнесу складніше планувати закупівлі та підтримувати потрібний асортимент. Корисно також запитати менеджера про майбутні надходження. Така інформація допомагає зрозуміти, наскільки постачальник відкрито комунікує щодо асортименту.

За результатами першого місяця вже можна оцінити, наскільки стабільно працює оптовий постачальник косметики та чи зручно з ним планувати подальші закупівлі.

7. Підтримка після продажу.

Після отримання замовлення робота з постачальником не повинна закінчуватися. Для бізнесу важливо мати можливість звернутися за допомогою, якщо виникли питання щодо продукції або наступних поставок.

Перевірте, чи постачальник:

• консультує щодо продукції;
• допомагає з необхідними документами;
• повідомляє про новинки;
• реагує на питання після отримання замовлення;
• підтримує зв'язок перед наступними закупівлями.

Наприклад, менеджер може допомогти уточнити характеристики товару, наявність потрібної позиції або умови наступного замовлення. Це економить час і спрощує планування закупівель.

Чек-лист оцінки постачальника косметики після першого місяця

Після першого місяця зручно пройти короткий чек-лист і зафіксувати фактичні результати.

☐ Замовлення обробляються у погоджені строки

☐ Поставки приходять без системних затримок

☐ Комплектація відповідає замовленню

☐ Менеджер швидко відповідає

☐ Інформація щодо товарів є актуальною

☐ Проблеми вирішуються у зрозумілий строк

☐ Рекламації приймаються та опрацьовуються

☐ Ключові товари стабільно доступні

☐ Умови співпраці відповідають домовленостям

☐ Постачальник підтримує клієнта після продажу

Якщо більшість пунктів виконується стабільно, можна переходити до наступного етапу співпраці. Якщо окремі проблеми повторюються, їх варто обговорити з постачальником та зафіксувати домовленості щодо подальшої роботи.

Як побудувати довгострокову співпрацю з постачальником косметики

Після першого місяця варто перевести вдалі робочі процеси у зрозумілі правила. Це спрощує наступні закупівлі та зменшує кількість непередбачених ситуацій. Домовтеся про:

• основні канали комунікації;
• формат і порядок оформлення замовлень;
• правила роботи з рекламаціями;
• спосіб повідомлення про зміни;
• планування регулярних закупівель;
• порядок оновлення асортименту.

Також варто обговорювати потреби бізнесу, а не лише окремі замовлення. Наприклад, можна заздалегідь повідомляти про популярні позиції або планувати майбутні закупівлі. 

Якщо потрібен постачальник професійної косметики для регулярної роботи, важливо оцінювати не тільки асортимент. Значення мають стабільність поставок, комунікація та підтримка клієнта. Lotana може бути одним із добрих варіантів для бізнесу, який шукає постачальника професійної косметики та планує регулярні закупівлі.