Як діджиталізація вплинула на архівну справу в Херсонській області

Для багатьох пересічних громадян робота архівів є загадковим явищем. А тим часом ці установи зберігають величезний пласт інформації. Лише в державному архіві Херсонської області - 870 тисяч найменувань одиниць зберігання. Документами активно користуються відвідувачі читальної зали: учителі, краєзнавці, науковці.

Щоб іти в ногу з технічним прогресом, архів долучився до загальноукраїнської хвилі діджиталізації (цифрової трансформації ).

Зокрема, директор архіву Ірина Лопушинська говорить, що діджиталізація процесів має на меті перевід в електронний вигляд як документів, так і описів архівних фондів. Цей обсяг інформації надається користувачам першочергово, тому потребує швидкого опрацювання.

Оцифровка описів розпочалася у 2019 році та продовжується і досьогодні. Наразі є понад 4000 тисяч описів фондів документів дореволюційних, радянських та партійних, з яких 1500 вже оцифровані, а 600 викладені на сайт держархіву, з ними можна ознайомитися тут.

Наразі жоден інший архів у області, окрім Херсонського обласного, не займається оцифровкою документів. Це пов’язано з різними причинами.

Державний архів області зберігає документи Національного архівного фонду з постійним терміном зберігання. Доступ до них є вільним. Єдине обмеження – це персональні дані, що містяться в архівних документах. В архівних відділах РДА значна частина документів НАФ містить багато персональних даних та  ще додається незадовільний стан матеріально-технічної бази районних архівів та їх фінансування.

Відвідувачка читальної зали працює над дослідженням.

Описи справ у вільному доступі.

Обслуговування користувачів пришвидшилося. Перебуваючи вдома, можна просто переглянути необхідні описи, заповнити бланк та відправити поштою. Є моменти, коли люди просять оцифрувати конкретний опис та виставити на сайт і вже потім вирішують, чи потрібно їм їхати працювати у читальному залі, чи ні. Архів також приймає запити електронною поштою. Це економить купу часу як користувачам архіву, так і архівістам.

Пані Ірина вказує, що найбільший попит мають документи, що містять генеалогічний характер – ревізькі казки, метричні книги різних релігійних конфесій. Їх електронні копії оцифровані на 60 % від загальної кількості. Наразі оцифровані метричні книги церкви м. Генічеська, костелу м. Херсона, Катерининського собору м. Херсона, лютеранського приходу Кронау. Триває оцифровка метричних книг церков міста Херсона, церков населених пунктів Дніпровського повіту тощо.

Крім цього, першочергово оцифровуються документи, що стосуються репресованих осіб, фільтраційні справи. Довгий час законом ці документи були заборонено надавати  у вільний доступ. Відтепер грифи обмеження знято, і у людей є унікальна можливість знайти генеалогію (майновий стан, склад родини, національність, місце проживання) у цифрових копіях.

Справа з оцифрування на 250 сторінок.

У читальній залі облаштували 4 автоматизовані місця для користувачів, які можуть працювати з оцифрованими документами на комп’ютерах. Бувають випадки, коли люди замовляють одну і ту ж справу, і не чекають, коли один закінчить, а працюють одночасно. Завдяки електронній версії, паперова має шанс проіснувати довше. Зберігачу фондів не потрібно щоразу перевіряти наявність усіх аркушів у справі, фіксувати акт перевірки. Це значно спрощує роботу та якісно підвищує ефективність працівників.

За словами читача Віктора Олександровича, який не перший рік працює над встановленням генеалогії свого роду, працювати з електронними копіями набагато зручніше. Будучи в поважному віці, читати паперові записи, особливо від руки важко. Комп’ютер же дозволяє збільшити зображення та розшифрувати допис.

Віктор Олександрович у пошуках рідні.

Кінцевим етапом в оцифруванні документів є викладення на сайт, але враховуючи значні об’єми копій, це відбувається у декілька прийомів, що і гальмує сам процес.

Дуже часто, люди, не розуміючи складності процесу, вимагають негайної оцифровки конкретної справи. Працівники намагаються якомога швидше переводити документи в електронні копії, але реагувати на подібні потреби не вистачає можливостей.

Над оцифруванням працює два архівісти на сканерах нового покоління«Czur». Лише за декілька секунд це технічне диво сканує та завантажує документ на комп’ютер у Word, PDF чи TIFF. Ще декілька років тому архівні працівники навіть не мріяли про такий пристрій.

Архівний сканер «Czur».

Для підтримки зв’язку з аудиторією архівісти створили сторінку архіву у соцмережі Фейсбук. Усі охочі можуть дізнатися новини архіву, поставити кваліфіковані питання, прочитати цікаві маловідомі документи.

Фейсбук дозволяє друкувати тематичні підбірки документів – фотокартки, листування, звіти, карти, плани від самого початку заснування міста Херсона, заселення краю.

Пані Ірина вбачає у діджиталізації позитивні зрушення в роботі архівів, тож планує долучати до цього процесу більшу кількість працівників та проводити навчання з цифрової грамотності.