Як обрати CRM для малого бізнесу у 2025 році

Чому малому бізнесу потрібна CRM у 2025 році і як правильно обрати інструмент

Малий бізнес постійно працює в умовах браку часу, коштів та ресурсів. Без чіткої системи управління даними та клієнтами підприємці ризикують загубитися в хаотичних таблицях, втратити ліди й витрачати години на ручну роботу.

CRM впорядковує процеси: збирає заявки з усіх каналів, зберігає історію контактів і контролює рух угод. Цей матеріал пояснить цінність української срм системи для малого бізнесу і розкриє важливі можливості системи. 

Що таке CRM для малого бізнесу

CRM (Customer Relationship Management) – це система, що допомагає малому бізнесу вести клієнтську базу, контролювати продажі, автоматизувати рутинні процеси та аналізувати результати.

У 2025 році CRM перестала бути привілеєм корпорацій. Вона стала доступним інструментом для компаній із невеликим штатом, які хочуть швидко рости та не втрачати клієнтів.

Типи CRM для малого бізнесу  

• Хмарні CRM

Найпопулярніший варіант для малого бізнесу у 2025 році. Вони працюють онлайн, не потребують встановлення чи власних серверів, а доступ до системи можливий з будь-якого пристрою. 

Запуск займає кілька днів, що дозволяє швидко почати роботу. Такі рішення особливо зручні для компаній, де важлива мобільність і оперативність.

• Локальні рішення

Локальні CRM встановлюються на сервер компанії та вимагають власної технічної підтримки. 

Вони пропонують вищий рівень безпеки й повний контроль над даними, але потребують великих витрат на обладнання, адміністрування та оновлення. 

Такі рішення рідко підходять для малого бізнесу, де бюджет обмежений.

• Галузеві CRM

Створені для вузьких ніш і мають готові шаблони під конкретний бізнес. Наприклад, у салонах краси система допомагає вести запис клієнтів, у стоматологіях – нагадувати про прийоми тощо. 

Такі рішення мінімізують налаштування та одразу враховують специфіку ринку. Це зручно, але часто менш гнучко, ніж універсальні CRM.

Головні відмінності CRM для малого бізнесу від корпоративних CRM

CRM для корпорацій зазвичай створюються, як масштабні екосистеми: десятки відділів, складні процеси, багаторівневі інтеграції. Їх впровадження може тривати місяцями і потребує спеціалізованих команд. 

Малому бізнесу такий підхід не підходить. Підприємцям важлива швидкість впровадження, зрозумілий інтерфейс і доступна ціна. Тому CRM для малого бізнесу — це інструмент «без зайвого»: просте управління контактами, угодами та завданнями, базова автоматизація й аналітика, а головне — можливість розпочати роботу за кілька днів, а не місяців.

Проблеми малого бізнесу без CRM

Здавалося б, можна працювати без CRM: зберігати контакти в таблицях, спілкуватися в месенджерах, нагадувати команді про завдання вручну. Але така система швидко шкодить бізнесу. Нижче – типові проблеми, які виникають без CRM.

Збереження контактів у таблицях і месенджерах

Малий бізнес зазвичай починає з Google Sheets або Excel, а також зберігає контакти в месенджерах. Це призводить до хаосу: частина даних дублюється,  історія комунікацій губиться. 

Компанія втрачає єдину картину роботи з клієнтами. Коли кількість контактів зростає, керувати цим масивом вручну стає майже неможливо.

Втрата клієнтів через відсутність контролю

Компанії, що не використовують CRM, часто стикаються з одними й тими ж проблемами: пропущені дзвінки, забуті клієнти, втрачені угоди. Власнику складно зрозуміти, чому не зростають продажі, навіть коли маркетинг приносить нові ліди. 

CRM упорядковує процеси та робить бізнес-процеси прозорими.

Ручна робота і відсутність автоматизації

Підприємцям доводиться вручну переносити контакти, створювати завдання, вносити нагадування та готувати звіти. Така робота забирає багато часу і створює ризик помилок. У малому бізнесі, де кожна хвилина важлива, це критично. Автоматизація у CRM дає змогу позбутися зайвої рутини та підвищити ефективність.

Немає звітності і прозорості у продажах

Без CRM власники бізнесу не бачать точних показників продажів, не можуть визначити, який канал приносить найбільше клієнтів, а який витрачає бюджет даремно. Відсутня й об’єктивна оцінка роботи менеджерів: хто реально закриває угоди, а хто створює ілюзію активності.

У результаті будь-яке управлінське рішення будується не на фактах, а на припущеннях. Планування стає хаотичним, цілі – нереалістичними, а прогнозування доходів фактично неможливим. Компанія може інвестувати у маркетинг чи продажі, але без даних важко зрозуміти, чи ці вкладення дійсно приносять результат.

Основний функціонал NetHunt CRM для малого бізнесу 

Після того як ми розглянули проблеми малого бізнесу без CRM, очевидно, що потрібен інструмент, який допомагає впорядкувати процеси, економити час і підвищувати продажі. Далі поговоримо про конкретне рішення – NetHunt CRM, яке створене з урахуванням потреб малих компаній.

Автоматизація продажів

Налаштування автоматизації у NetHunt CRM просте і не потребує спеціальних технічних знань – достатньо кількох хвилин, щоб запустити процеси, які полегшують роботу команди. 

Завдяки цьому ви зможете:

• отримувати та обробляти заявки з різних джерел (сайт, email, месенджери, дзвінки) за єдиним сценарієм;
• рівномірно розподіляти ліди між менеджерами і додавати їх у воронку продажів;
• автоматично оновлювати статус угод, призначати завдання та нагадування на кожному етапі;
• відстежувати, хто відкрив листи та переходив за посиланнями;
• підтримувати лідів у процесі ухвалення рішення за допомогою персоналізованих автоматичних листів. 

Керування перебігом угод у лійці продажів

У NetHunt CRM ви можете створювати стільки воронок продажів, скільки потрібно бізнесу. Керівники отримують повну картину на кожному етапі взаємодії з клієнтом – від першого контакту до завершення угоди.

Наприклад, якщо багато угод «зависає» на етапі переговорів, це сигнал про проблеми у роботі менеджерів: можливо, їм бракує аргументів, досвіду переконання клієнтів або навичок опрацювання заперечень. Лійка продажів допомагає швидко виявити такі слабкі місця і вчасно реагувати.

Точні звіти

Для малого бізнесу важливо мати чітке уявлення про продажі, щоб оперативно коригувати маркетингові та продажні стратегії під запити клієнтів. Ручне складання звітів займає багато часу і навіть незначні помилки можуть призвести до хибних рішень.

NetHunt CRM автоматизує створення звітів і дає змогу швидко оцінювати ефективність продажів:

• Звіт за лійкою продажів – показує статус угоди, суму, пріоритет, кількість днів на етапі та відповідального менеджера;
• Звіт за менеджерами – відображає продуктивність команди, кількість укладених угод і загальний прибуток;
• Звіт за джерелами – допомагає визначити, які канали залучення клієнтів приносять найбільше угод і доходу;
• Звіт за етапами та часом укладення – демонструє середній час проходження угоди через кожен етап.

Зберігання всієї інформації в одному місці

У NetHunt CRM усі дані про клієнта зберігаються в одній картці: попередні листування, дзвінки, чати з месенджерів, коментарі колег.

Не потрібно відволікати інших фахівців або переглядати безліч файлів у пошуках потрібної інформації. Менеджер швидко знаходить необхідні дані, надає клієнту оперативну відповідь і переходить до наступного етапу угоди.

Відстеження роботи команди

У відділі продажів керівник може призначати завдання менеджерам, наприклад, зателефонувати клієнту або презентувати продукт. У картці угоди менеджер бачить усі деталі: термін виконання, пріоритет, опис завдання та інформацію про автора і дату створення.

Крім того, менеджер може залишати коментарі, згадувати керівника чи колег через @, якщо потрібна додаткова інформація. Це прискорює обмін даними та забезпечує прозорість роботи команди.

Як обрати CRM для малого бізнесу

Вибір CRM для малого бізнесу – важливий крок, адже система супроводжує весь цикл взаємодії з клієнтом: від першого контакту до закриття угоди, оптимізує продажі, аналізує результати та зменшує рутину.

Команда NetHunt підготувала практичний чек‑лист, який допоможе обрати CRM саме для вашого бізнесу.

Крок 1. Зрозумійте, навіщо потрібна CRM

Спершу визначте, які процеси потребують оптимізації: ведення бази клієнтів, автоматизація продажів, формування звітів, відстеження ефективності маркетингових кампаній тощо.

Обговоріть із командою, які показники ви хочете контролювати: кількість лідів, вартість залучення клієнта, відкриття та кліки в імейл, рентабельність маркетингових інвестицій. Це допоможе зрозуміти, як CRM підтримає ваш бізнес і на що робити акцент при виборі системи.

Крок 2. Проаналізуйте поточні процеси та інструменти

Поговоріть із командою, щоб дізнатися, якими інструментами вони користуються щодня: електронною поштою для спілкування з клієнтами, бухгалтерськими програмами для фінансів або Google Таблицями для ведення бази даних.

Визначте, які процеси виконуються вручну, що вже автоматизовано і де потрібні поліпшення. Це допоможе зрозуміти, які завдання CRM має спростити і які функції будуть найкориснішими для вашого бізнесу.

Крок 3. Визначте ключові функції для підвищення продуктивності

Обговоріть із командою, які функції CRM будуть найбільш корисними для бізнесу. Наприклад, автоматизація рутинних завдань для економії часу, інтеграція з іншими сервісами для оптимізації процесів або доступ до системи з мобільних пристроїв для роботи поза офісом.

Крок 4. Перевірте можливості імпорту даних

Дізнайтеся, чи дає змогу CRM безпечно перенести наявні контакти, угоди та історію взаємодій. Важливо зрозуміти, чи процес автоматизований чи вимагає ручного втручання, а також які заходи запобігання втраті чи пошкодженню даних пропонує система.

Крок 5. Врахуйте бюджет компанії

Для малого бізнесу важливо вибирати CRM, не перевищуючи доступний бюджет. Декілька порад:

1. уникайте оплати за непотрібні функції;
2. розглядайте річні тарифи, які часто вигідніші;
3. перевіряйте наявність знижок; 
4. ознайомтеся з усіма тарифними планами постачальника;
5. не поспішайте з вибором, зважте всі плюси і мінуси.

Крок 6. Порівняйте пропозиції різних постачальників

Оцінюйте функціонал, ціну, інтуїтивність інтерфейсу, гнучкість налаштувань, масштабованість, інтеграції з іншими системами та якість техпідтримки. Так ви оберете CRM, яка найкраще підходить команді.

Крок 7. Вивчіть відгуки та кейси

Читайте відгуки реальних користувачів, щоб зрозуміти сильні та слабкі сторони системи. Звертайте увагу на кейси компаній схожих за розміром чи сферою діяльності. Оцінюйте результати після впровадження: чи скоротилися витрати, покращилася ефективність продажів та обслуговування клієнтів.

Крок 8. Розробіть план впровадження та навчання

Складіть графік переходу на нову систему та передбачте навчальні матеріали: тренінги, відеоуроки або вебінари. Призначте відповідальних, до кого можна звернутися з питаннями, щоб адаптація пройшла швидко та без проблем.

Висновок 

У 2025 році CRM-система стає незамінним інструментом для малого бізнесу. Вона забезпечує контроль над продажами, оптимізує процеси і дозволяє працювати швидше та ефективніше. Головне при виборі – оцінити функціонал, інтеграції, простоту використання та вартість

Не гальмуйте зростання компанії – впроваджуйте NetHunt CRM одразу!